Документ его виды и правила составления

Документ, его виды и правила составления

Введение 3

1. Понятия документа. 4

2. Виды документов и их классификация 5

3. Правила составления документов 9

3.1. Основные правила составления текста документов. 9

3.2. Правила оформления реквизитов документов. 10

3.3. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом. 24

Заключение 25

Список литературы 26

Введение

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Оформление текстов в различные формы приводит к появлению документов, а сам процесс мы называем документализацией. Мы выделяем как минимум пять основных объектов информационного пространства, которые можно расположить последовательно на оси объектов. Это — образ, знак, концепт, текст, документ.

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ — это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание — признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы — изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

1. Определить понятие документа;

2. Рассмотреть виды документов;

3. Изучить функции и классификацию документов;

4. Изучить требования к оформлению документов.

  1. Понятия документа.

Термин Документ от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство» — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.1

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство».

  1. Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.2

Документы классифицируются по наименованиям3:

  • Научные отчеты;
  • Чертежи;
  • Схемы;
  • Графики;
  • Технологические и другие карты;
  • Приказы;
  • Распоряжения;
  • Планы и отчеты;
  • Акты;
  • Протоколы;
  • Договоры;
  • Уставы;
  • Инструкции;
  • Справки;
  • Докладные;
  • Объяснительные записки;
  • Служебные письма;
  • Телеграммы;
  • Анкеты;
  • Стандарты;
  • Технические условия;
  • Платежные требования и поручения;
  • Доверенности, исковые заявления;
  • Авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.4

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.5

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.6

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.7

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Статья 27.1 КоАП РФ. Меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении

Новая редакция Ст. 27.1 КоАП РФ

1. В целях пресечения административного правонарушения, установления личности нарушителя, составления протокола об административном правонарушении при невозможности его составления на месте выявления административного правонарушения, обеспечения своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении и исполнения принятого по делу постановления уполномоченное лицо вправе в пределах своих полномочий применять следующие меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении:

1) доставление;

2) административное задержание;

3) личный досмотр, досмотр вещей, досмотр транспортного средства, находящихся при физическом лице; осмотр принадлежащих юридическому лицу помещений, территорий, находящихся там вещей и документов;

4) изъятие вещей и документов;

5) отстранение от управления транспортным средством соответствующего вида;

5.1) освидетельствование на состояние алкогольного опьянения;

6) медицинское освидетельствование на состояние опьянения;

7) задержание транспортного средства;

8) арест товаров, транспортных средств и иных вещей;

9) привод;

10) временный запрет деятельности;

11) залог за арестованное судно;

12) помещение иностранных граждан или лиц без гражданства, подлежащих административному выдворению за пределы Российской Федерации в форме принудительного выдворения за пределы Российской Федерации, в специальные учреждения, предусмотренные Федеральным законом от 25 июля 2002 года N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;

13) арест имущества в целях обеспечения исполнения постановления о назначении административного наказания за совершение административного правонарушения, предусмотренного статьей 19.28 настоящего Кодекса.

2. Вред, причиненный незаконным применением мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, подлежит возмещению в порядке, предусмотренном гражданским законодательством.

Комментарий к Статье 27.1 КоАП РФ

1. Комментируемая статья закрепляет общий перечень мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении. Цели, основания и процедура применения каждой из них конкретизируются в отдельных статьях главы 27 КоАП. В целом целями применения указанных мер являются: 1) пресечение административного правонарушения; 2) установление личности нарушителя; 3) составление протокола об административном правонарушении при невозможности его составления на месте выявления административного правонарушения; 4) обеспечение своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении; 5) исполнение принятого по делу постановления.

Важно отметить, что меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении применяются только в связи с административным правонарушением и только специально уполномоченными на это лицами. Меры обеспечения производства по делу об административном правонарушении являются разновидностью мер административного принуждения. Поэтому при их применении следует помнить, что в соответствии с ч. 3 ст. 1.6 КоАП при применении мер административного принуждения не допускаются решения и действия (бездействие), унижающие человеческое достоинство.

Отметим, что с 1 июля 2008 г. часть 1 статьи 27.1 будет дополнена пунктом 5.1, согласно которому к мерам обеспечения производства по делу об административном правонарушении будет добавлено освидетельствование на состояние алкогольного опьянения.

2. В соответствии с п. 27 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24 марта 2005 г. N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» (с изменениями от 25 мая 2006 г.) требования о возмещении материального и морального вреда, причиненного незаконным применением мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении (часть 2 статьи 27.1 КоАП) и незаконным привлечением к административной ответственности, подлежат рассмотрению в соответствии с гражданским законодательством в порядке гражданского судопроизводства. В соответствии со ст. 1069 Гражданского кодекса вред, причиненный гражданину или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления либо должностных лиц этих органов, в том числе в результате издания не соответствующего закону или иному правовому акту акта государственного органа или органа местного самоуправления, подлежит возмещению. Вред возмещается за счет соответственно казны Российской Федерации, казны субъекта Российской Федерации или казны муниципального образования.

Другой комментарий к Ст. 27.1 Кодекса Российской Федерации об Административных Правонарушениях

1. Данная статья посвящена мерам обеспечения производства по делам об административных правонарушениях. Эти меры представляют собой принудительное воздействие с целью пресечения правонарушения и обеспечения условий для своевременного и правильного рассмотрения дела и исполнения постановления о назначении административного наказания. Основанием применения таких мер является совершение административного правонарушения, а сами меры носят административно-процессуальный характер.

2. Статья закрепляет цели применения указанных мер: а) пресечение правонарушения; б) установление личности правонарушителя; в) составление протокола об административном правонарушении при невозможности его составления на месте выявления административного правонарушения; г) обеспечение своевременного и правильного рассмотрения дела об административном правонарушении; д) обеспечение своевременного и правильного исполнения принятого по делу постановления.

3. Меры обеспечения производства применяются только в связи с административным правонарушением, по отношению к лицу, подозреваемому в совершении данного правонарушения, и предшествуют последующим процессуальным действиям — возбуждению производства по делу, рассмотрению дела, вынесению постановления по делу и исполнению постановления.

4. КоАП РФ предусматривает гарантии законности при применении рассматриваемых мер. Гарантии выражаются в том, что применяться могут только меры, предусмотренные КоАП РФ; право принимать решение о применении мер обеспечения производства в пределах установленной компетенции предоставлено уполномоченным лицам. О применении мер пресечения обязательным является составление протокола.

5. Рассматриваемая статья закрепляет следующие меры:

доставление; административное задержание; личный досмотр, досмотр вещей, досмотр транспортного средства, находящихся при физическом лице; осмотр принадлежащих юридическому лицу помещений, территорий, находящихся там вещей и документов; изъятие вещей и документов; отстранение от управления транспортным средством соответствующего вида; медицинское освидетельствование на состояние опьянения; задержание транспортного средства, запрещение его эксплуатации; арест товаров, транспортных средств и иных вещей; привод.

Из приведенного перечня видно, что одни меры применяются к физическим лицам, например, административное задержание, личный досмотр, другие, такие как осмотр принадлежащих юридическому лицу помещений, территорий, находящихся там вещей и документов, — к юридическим лицам. Кроме того, следует отметить, что ряд мер носит личный характер: доставление, административное задержание, привод, другие — имущественный: досмотр вещей, досмотр транспортного средства, изъятие вещей и документов и т.д. Применение мер обеспечения производства по делам об административных правонарушениях связано с ограничением прав личности, и КоАП РФ достаточно подробно регламентирует порядок их применения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *